為何你無法讀完這篇文章

來源:華爾街日報/RACHEL EMMA SILVERMAN
日期:2012/12/27 07:23

看完這篇文章花不了幾分鐘﹐不過這期間你很有可能會停下來查手機、回短信、把電腦屏幕切換到電子郵件的頁面去看老板助理給你發的郵件﹐或是瞥一眼屏幕角落里蹦出來的社交網站上的新信息。電腦屏幕之外﹐在你身處的這個開放式的辦公室內﹐有人在談論某位同事那個還未上學的孩子﹐這也讓你分心﹐還可能會有同事過來問你個小問題。

而老板們也總在納悶：為什麼完成一項工作這麼難？

辦公室里存在各種分散注意力的干擾因素﹐這當然並不是最近才有的現象。不過隨著辦公室中電腦數量成倍增加﹐老板們又總在逼著疲憊不堪的員工們少拿多幹﹐各企業都發現﹐這類問題越來越嚴重了﹐而且對公司業務產生了影響。

雖然有一些企業抱怨員工把太多的時間浪費在了互聯網上﹐但各企業也開始意識到﹐這個問題一部分上是企業自己造成的。



儘管數字技術讓生產效率大為提高﹐但現代的工作方式簡直就是為毀掉個人的注意力而量身定做的。開放式的辦公環境以及對於團隊協作的強調﹐讓人們在同事們閑聊聲的包圍中幾乎無處遁身。大小會議和內部郵件造就的無窮無盡的文山會海﹐讓員工越來越難以找出時間完成自己“真正的工作”﹐他們不得不擠出邊角料的時間﹐利用一大早或是夜晚來加班。而大量來自社交網站的信息以及好友狀況更新的誘惑﹐讓人們一不小心就會分神。

在eBay Inc.負責學習與機構發展的主管萊西‧羅伯遜(Lacy Roberson)說：“這是一種流行病。”她表示﹐在大多數企業﹐“由於你要面對所有這些事情﹐要讓每天的工作能在當日完成”需要大費周章。

有學術研究發現﹐由於有大量的數字化的和人為的干擾因素﹐因此辦公室職員基本上每三分鐘就會被打攪──或是自我打攪──一次。加州大學歐文分校(University of California, Irvine)信息學教授、研究數字干擾的格洛麗雅‧馬克(Gloria Mark)說﹐一旦被打斷﹐人們需要大約23分鐘的時間重新回到其原先的工作。

各企業正在試行各種能夠讓員工專心的策略。有些企業限制內部郵件的使用──有一家企業甚至徹底禁止內部郵件──還有些企業在減少員工需要一次同時處理的項目的數量。

去年﹐在醫療保健企業雅培公司(Abbott Laboratories)旗下子公司Abbott Vascular擔任副總裁的傑姆‧雅各布斯(Jamey Jacobs)瞭解到﹐他手下的200名員工因每日沒完沒了的電子郵件和會議的干擾而感覺壓力越來越大﹐很難擠出時間來埋頭專心工作。

他說：“這造成了一種個人挫敗感﹐他們無法把自己想要做的事情做完。”出席會議時﹐參會者總在查看電子郵件、試圖同時處理幾件事﹐這樣的過程不斷消磨著他們的注意力。

雅各布斯的團隊提出的一個解決方案是﹐使用一個經常被忘卻的辦公室工具：電話。

雅各布斯和公司的工作效率顧問丹尼爾‧馬考維茨(Daniel Markovitz)發現﹐員工之間的交流幾乎完全依賴電子郵件﹐不管他們要談論的是諸如休息室里有蛋糕之類的平常瑣事﹐還是設備問題之類的緊急事項﹐都是如此。

他們要求員工根據信息的重要性和複雜程度來決定是要使用手機、辦公室電話還是電子郵件。確實緊急的內容和複雜的事情可以用電話聯繫或是面對面的交流﹐而電子郵件只用來傳遞那些不需要著急處理的信息。

如今雅各布斯團隊的員工們拿起電話的次數多起來了﹐內部郵件則有所減少﹐而且他們表示﹐自己很清楚哪些信息是緊急事項﹐哪些不是了﹐不過雅各布斯說﹐員工們仍然不得不經常查看來自客戶和其他部門同事的最新郵件。

eBay的羅伯遜近來在一些團隊會議上制定了會上不許使用電子設備的規定。她表示﹐這一變化讓會議變得更高效。

並非所有辦公場合的干擾都會影響工作效率。馬克博士發現﹐當人們預見到會有干擾時﹐他們的工作往往會完成得更快﹐會抓緊在更短的時間內將任務完成。在經常受到干擾的情況下﹐工作的準確程度會略受影響﹐而壓力會大大增加。

另有研究顯示﹐偶爾出現且無需耗費許多精力的干擾﹐比如說瀏覽網頁﹐可以有助於增加創造力﹐並減少辦公場所的枯燥感﹐從而有助於提高注意力。

在英特爾公司(Intel Corp.)擁有1.4萬名員工的軟件與服務部門內﹐人們擔心﹐由於他們不得不將大量時間用於應付每日的工作﹐他們將沒有時間對問題進行深入的思考。因此﹐今年秋天﹐該公司的管理層決定試行一個項目﹐讓員工每周有幾個小時可以用來埋頭工作。

在每週四小時的“思考時間”里（這段時間將有部門日曆和數據表予以記錄）﹐員工們不用回郵件﹐也不用出席會議﹐除非事情十分緊急﹐或是他們正在參與一個合作項目。

該部門的一位經理琳達‧阿普瑞(Linda April)表示﹐已經至少有一位員工利用這些“思考時間”開發出來了一項擁有專利的應用軟件﹐其他人也在趕著做那些他們在狂亂的工作日內無法完成的工作。

有幾十家軟件公司已開發出一些產品來幫助員工管理郵箱﹐從任務管理軟件到為電子郵件進行屏蔽和分類的程序﹐不過﹐如果沒有組織方式上的改變﹐這些產品的效果相當有限。

或許沒有哪家公司會像源訊公司(Atos)這樣對電子郵件問題如此感興趣。源訊公司是一家全球IT服務提供商﹐總部位於巴黎市郊﹐擁有7.4萬名員工。

在一次內部調查中﹐源訊公司發現﹐員工每天要花費大約兩個小時來處理郵件。此後﹐該公司決定逐步將內部郵件完全取消。

該公司負責“零電子郵件”項目的全球項目主管羅伯特‧肖(Robert Shaw)表示﹐員工們仍然可以使用電子郵件與外部客戶聯絡﹐不過管理層要求員工通過公司內部的社交網絡來進行員工之間的交流﹐今年秋天公司開始安裝了這一內部社交網絡。

源訊公司稱﹐現在就這次試行做法是否成功做出評價為時尚早﹐不過在該公司網站上公佈的一則反對電子郵件的聲明中﹐公司首席執行長蒂埃里‧佈雷頓(Thierry Breton)將他們公司這一減少電子干擾的努力比作“工業革命之後所採取的減少環境污染的措施”。

辦公室職員並不是唯一一群需要為專心工作而苦苦掙扎的人。

在位於佐治亞州的羅賓斯空軍基地(Robins Air Force Base)﹐華納羅賓斯空軍後勤綜合大樓(Warner Robins Air Logistics Complex)里只有不到半數的飛機可以按時得到維修﹐因為工作人員一次需要修繕的飛機數量太多﹐每一次需要應對的任務太繁復了。

該基地與總部位於加利福尼亞州聖何塞(San Jose)的工程管理咨詢與軟件公司Realization合作﹐減少了維修基地內接受維修的飛機數量。舉例來說﹐他們將其中一類飛機在同一時間內接受維修的數量從原先的平均11架減少到了六架。

項目數量減少的結果是更專注的工作、以及更多任務的按時完成。負責空軍基地後勤綜合大樓的道格‧基恩(Doug Keene)表示﹐在改變工作流程一年後﹐如今97%的飛機都能夠按時完成維修了。

基恩說﹐企業一直讚賞員工能夠同時承擔多項任務﹐“但這不一定是件好事。而當你僅僅專注於幾件事時﹐你往往能夠更快地解決問題。你無法通過假裝看上去真的很忙的辦法來將問題隱瞞起來。”